×

PRIVACYREGLEMENT TeN -Tempus est Nunc

Ten behoeve van het cliëntenregistratiesysteem van bureau TeN.

Betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerde, ingevolge de artikelen 17, 19 en 20 van de Wet Persoonsregistraties.

Artikel 1: definities
Dit reglement verstaat onder:

a. Registratie: de cliëntenadministratie van TeN

b. Houder: coaches, counselors en trainers van TeN, die een dossier vormen van hun cliënten

c. Beheerder: een door de directie van TeN aangewezen directielid

d. Interne bewerker: een medewerker van TeN, belast met het onder leiding van de beheerder verrichten van werkzaamheden aan de registratie en uit dien hoofde rechtstreeks toegang hebbend tot de daarin verzamelde persoons- en persoonlijke gegevens

e. Derden: natuurlijke en rechtspersonen buiten TeN.

Artikel 2: doelstelling
Het doel van de registratie is het vastleggen, bewaren en bewerken van gegevens ten behoeve van

  • uitvoering van het coachen, counselen en/of trainen van een cliënt
  • beleidsvoorbereiding en –uitvoering ten behoeve van de directie van TeN ten aanzien van onder andere het opstellen van een begroting en ruimtelijke planning
  • het onderhouden van contacten met voormalige cliënten die dat wensen
  • het verzenden van periodieken.

Artikel 3: inhoud
In de registratie worden geen andere persoonsgegevens opgenomen dan

  • die noodzakelijk zijn voor de doelstelling
  • en waarvoor de cliënt toestemming heeft verleend die op te nemen.

Artikel 4: herkomst persoons- en persoonlijke gegevens
De in artikel 3 bedoelde gegevens worden verkregen door middel van eigen opgave door geregistreerde en die met schriftelijke toestemming van geregistreerde verstrekt zijn door derden.

Artikel 5: verwijdering en vernietiging gegevens
Op verzoek van een geregistreerde worden gegevens uit de registratie verwijderd.

Artikel 6: rechtstreeks toegang tot de registratie

  1. De houder van de registratie is bevoegd aan de registratie toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen, mits de registratie betrekking heeft op actuele coaching, counseling en/of training.
  2. De beheerder en de interne bewerker zijn bevoegd aan de registratie toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen.
  3. Bij actuele zaken wordt de desbetreffende coach, counselor en/of trainer daarvan terstond op de hoogte gesteld.

Artikel 7: verstrekking aan derden
Voor verstrekking van persoons- en persoonlijke gegevens aan derden is schriftelijke toestemming van de geregistreerde vereist, tenzij de verstrekking voortvloeit uit het doel van de registratie.

Artikel 8: inzagerecht

  1. Een verzoek van een geregistreerde om informatie over hem betreffende gegevens in de registratie, dan wel over de verstrekking van dergelijke gegevens aan derden wordt persoonlijk dan wel schriftelijk, onder overlegging van een legitimatiebewijs, ingediend bij de houder of de beheerder, en door deze binnen een maand na ontvangst beantwoord.
  2. Voor de gevraagde informatie kan een vergoeding in rekening gebracht worden van maximaal 10 euro per verzoek.

Artikel 9: correctie- en aanvullend recht

  1. Indien een geregistreerde wijziging of aanvulling verlangt van hem betreffende gegevens in de registratie, dient hij hiertoe een schriftelijk verzoek in bij de houder of de beheerder.
  2. De houder of de beheerder draagt zorg dat het schriftelijk verzoek hetzij aanvullend in de registratie wordt opgenomen, hetzij leidt tot correctie van gegevens.
  3. De houder of beheerder dienen binnen een maand na het verzoek ontvangen te hebben de wijziging te hebben ingevoerd c.q. de aanvulling te hebben aangebracht.

Artikel 10: beheer

  1. De beheerder is verantwoording schuldig aan de directie om de registratie te beheren.
  2. Na beëindiging van een coaching, counseling of training draagt hij zorg voor overdracht van gegevens van de houder naar hem.
  3. De beheerder brengt jaarlijks verslag uit, waarin inzicht wordt gegeven in de organisatie en het functioneren van de registratie. Het verslag bevat een lijst van verstrekkingen aan derden.

Artikel 11: slotbepaling

  1. Op de registratie zijn de bepalingen van de WPR van toepassing.
  2. In gevallen waarin dit reglement, noch de wet voorziet beslist de directie van TeN.
  3. Klachten over de uitvoering van dit reglement kunnen voorgelegd worden aan de Klachtencommissie van TeN.
  4. Cliënten van TeN worden tijdens het eerste contact op de hoogte gesteld van dit reglement.

Aldus vastgesteld op de 1ste september 2000

S.H.M. van der Waart